Boîtes de réception partagées

Pourquoi les boîtes de réception partagées nécessitent une automatisation dédiée

De nombreuses entreprises reçoivent leurs factures sur une adresse partagée. Accounts@, invoices@, finance@ ou billing@. Ces boîtes de réception sont souvent surveillées par plusieurs membres de l'équipe, ce qui entraîne : un traitement en double (deux personnes saisissent la même facture), des factures oubliées (chacun suppose que quelqu'un d'autre s'en est chargé) et l'absence de piste d'audit unique sur qui a traité quoi.

Le traitement automatisé des boîtes de réception partagées résout ces trois problèmes en centralisant et en enregistrant chaque facture dès son arrivée.

Connexion d'une boîte de réception partagée

Pour les boîtes de réception Google Workspace, Invoflux se connecte via un compte de service avec un accès délégué à la boîte aux lettres partagée. Pour les boîtes aux lettres Microsoft 365, un compte de service ou des autorisations d'application sont utilisés. La connexion est en lecture seule. Invoflux ne peut ni envoyer, ni supprimer, ni modifier d'e-mails.

Une fois connecté, Invoflux traite toutes les factures arrivant à l'adresse partagée, quel que soit l'appareil ou le compte Google utilisé par le membre de l'équipe pour surveiller la boîte de réception.

Collaboration d'équipe sur la révision des factures

Plusieurs membres de l'équipe peuvent examiner les factures extraites dans Invoflux. Des autorisations basées sur les rôles contrôlent qui peut : voir toutes les factures, approuver les extractions, exporter vers la comptabilité ou gérer les paramètres. Une piste d'audit enregistre chaque action. Utile pour la conformité interne et la résolution des litiges.

Gestion des volumes élevés de factures

Les boîtes de réception partagées des grandes entreprises peuvent recevoir des centaines de factures par mois. Invoflux les traite en temps réel dès leur arrivée. Il n'y a aucun délai de traitement par lots. Le tableau de bord prend en charge les opérations en masse : approbation en masse, exportation en masse, affectation en masse aux centres de coûts.

Configurations multi-entreprises

Pour les entreprises ayant plusieurs entités juridiques, chacune avec sa propre adresse de facturation, Invoflux prend en charge des espaces de travail distincts par entreprise. Ou une vue multi-entreprises où un responsable des opérations ou un comptable peut voir toutes les entités depuis un seul tableau de bord.