Email → Extraction de factures

Comment fonctionne l'extraction de factures par e-mail

Les e-mails de facturation arrivent de dizaines de fournisseurs. Certains chaque semaine, d'autres chaque mois ou de manière irrégulière. Rechercher manuellement les pièces jointes, télécharger les PDF et saisir les données dans votre système comptable prend des heures chaque mois. Invoflux automatise l'ensemble du processus.

1. Connectez votre e-mail avec OAuth

Invoflux se connecte à Gmail, Outlook et Microsoft 365 via OAuth. Une norme sécurisée qui accorde un accès en lecture seule à votre messagerie. Aucun partage de mot de passe. Vous autorisez l'accès une seule fois depuis vos paramètres Invoflux, et la connexion est maintenue automatiquement.

2. L'IA identifie les e-mails de facturation

Tous les e-mails ne sont pas des factures. L'IA d'Invoflux lit les e-mails entrants et identifie ceux qui contiennent des pièces jointes de facturation. Elle traite aussi bien les PDF, les images (PNG, JPG) que les pièces jointes intégrées. Les e-mails de confirmation des fournisseurs, les notifications d'expédition et les newsletters sont filtrés automatiquement.

3. Données extraites automatiquement

Pour chaque facture identifiée, l'IA extrait : le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, la date d'échéance, les lignes de facture, le montant net, le montant de la TVA et le total. Les données extraites sont structurées et prêtes pour votre outil comptable. Aucune saisie manuelle n'est requise.

4. Vérification et exportation

Les factures extraites apparaissent dans votre tableau de bord Invoflux, organisées par fournisseur et par date. Les extractions à faible niveau de confiance sont signalées pour une vérification rapide. Une fois approuvées, synchronisez-les avec Xero, QuickBooks ou exportez-les au format CSV.

Quels fournisseurs d'e-mail sont pris en charge ?

Invoflux prend en charge Gmail (personnel et Google Workspace), Outlook (personnel), Microsoft 365 (comptes professionnels) et les boîtes de réception partagées (accounts@, invoices@, finance@) sur les plateformes Google et Microsoft.

Est-ce que cela fonctionne avec les boîtes de réception partagées ?

Oui. Pour les boîtes de réception d'équipe partagées comme [email protected], vous pouvez connecter la boîte aux lettres partagée en utilisant un compte de service ou un accès délégué. Toutes les factures arrivant à l'adresse partagée sont traitées automatiquement.

Que se passe-t-il si un fournisseur modifie son format de facture ?

Contrairement aux outils basés sur des modèles, l'extraction par IA d'Invoflux ne dépend pas de modèles fixes. Si un fournisseur met à jour la mise en page de sa facture, l'extraction continue de fonctionner sans aucune modification de configuration de votre part.