eFactura Románia: Teljes körű automatizálási útmutató cégeknek

2024. január 1-jétől az eFactura rendszer kötelező minden B2B tranzakcióhoz Romániában. Ez azt jelenti, hogy a cégek közötti összes számlát az ANAF rendszerén keresztül kell továbbítani, mielőtt azok adóügyileg érvényesnek minősülnének. Ha még nem állítottad be az eFactura munkafolyamatot, ez az útmutató segít megérteni a teendőidet és a folyamat automatizálását.

Mi az eFactura és hogyan működik?

Az eFactura egy elektronikus számlázási rendszer, amelyet az ANAF (Országos Adóhatóság) kezel. A B2B számláknak az alábbiaknak kell megfelelniük:

1. XML formátumban generálva az EN 16931 szabvány szerint
2. Az ANAF SPV (Virtuális Magánszféra) portálján keresztül továbbítva
3. Az ANAF által hitelesítve (a folyamat általában néhány percet vesz igénybe)
4. Az ANAF elektronikus aláírásával letöltve és érvényes adóügyi dokumentumként megőrizve

Ha számlát állítasz ki, a folyamat: XML generálás → továbbítás → hitelesítés → aláírt másolat letöltése. Ha számlát fogadsz, le kell töltened azokat az SPV-ből, és a törvényi előírásoknak megfelelően archiválnod kell.

2024-es jogi kötelezettségek

Az ANAF 2732/2023-as rendelete értelmében a romániai áfa-köteles cégek által kiállított B2B számlákat az eFactura rendszeren keresztül kell továbbítani. A kötelezettség elmulasztása a számla értékének 15 százalékáig terjedő bírsággal sújtható (mikrovállalkozásoknál minimum 500 RON, kkv-knál minimum 1000 RON).

A magánszemélyeknek (B2C) kiállított számlák jelenleg nem tartoznak az eFactura kötelezettség alá, de a rendszer kiterjesztése erre a szegmensre is várható.

eFactura számlák archiválása: Mit mond a törvény?

Az eFactura számlákat minimum 5 évig kell archiválni (a Pénzügyi Törvénykönyv szerint). Az archiválásnak biztosítania kell:

• A számla eredetének hitelességét (ANAF elektronikus aláírás)
• A tartalom sértetlenségét (nincs módosítás a hitelesítés után)
• A dokumentum olvashatóságát az archiválás teljes időtartama alatt

Az eredeti XML formátumú, ANAF aláírással ellátott archiválás ajánlott. Az aláírás nélküli PDF-re konvertálás problémákat okozhat egy esetleges adóellenőrzés során.

Hogyan automatizálható az eFactura számlák begyűjtése?

A számlák manuális letöltése az SPV-ből kis volumen esetén működik, de nagyobb mennyiségnél kezelhetetlenné válik. Havi 50-200 B2B tranzakciót bonyolító cégek számára az automatizálás elengedhetetlen.

1. opció: Az ANAF API

Az ANAF REST API-t biztosít az SPV-ben lévő számlák eléréséhez. Az API lehetővé teszi a bejövő és kimenő számlák automatikus letöltését, a továbbítási állapot ellenőrzését, valamint az integrációt ERP vagy könyvelési rendszerekkel.

Az ANAF API dokumentációja az e-factura.mfinante.gov.ro portálon érhető el. Az integrációhoz minősített digitális tanúsítvány szükséges a hitelesítéshez.

2. opció: Automatizálási platformok

Ha nincsenek technikai erőforrásaid az ANAF API-val való közvetlen integrációhoz, az olyan platformok, mint az Invoflux, átvállalják ezt az integrációt, és egy központi irányítópultot kínálnak, ahol az összes eFactura számla megjelenik az e-mailben, WhatsAppon vagy más csatornákon érkezők mellett.

Előnye: nem kell manuálisan belépned az SPV-be. Az eFactura számlák automatikusan letöltődnek, eredeti formátumban (XML + aláírás) archiválódnak, és elérhetővé válnak a könyvelőd számára.

Ajánlott munkafolyamat cégeknek

Íme egy hatékony munkafolyamat az eFactura kezelésére:

1. Kiállítás: Generáld a számlát a számlázóprogramodban (SmartBill, Saga, Oblio stb.), amely automatikusan továbbítja azt az ANAF felé
2. Fogadás: A beszállítói számlák megjelennek az SPV-ben → Az Invoflux automatikusan letölti azokat
3. Archiválás: Minden számla eredeti XML + PDF formátumban, ANAF aláírással tárolódik
4. Megosztás a könyvelővel: A könyvelőd hozzáfér az Invoflux portálhoz, és látja az összes rendszerezett számlát, anélkül, hogy belépne az SPV-be
5. Egyeztetés: Az Invoflux AI-ja párosítja a számlákat a banki tranzakciókkal

Gyakran ismételt kérdések az eFactura kapcsán

Mi történik, ha a beszállítóm nem állít ki eFacturát?

Befogadóként nem Ön a felelős a beszállító számlakiállításáért. Azonban nem tudja levonni az áfát, ha a számla nem ment át az eFactura rendszeren. Javasoljuk, hogy kérje meg beszállítóit a megfelelésre.

Levonhatom az áfát egy olyan számláról, amely nem eFactura?

A jelenlegi értelmezések szerint azok a B2B számlák, amelyek nem mentek át az eFactura rendszeren, nem tekinthetők érvényes adóügyi dokumentumoknak. Az áfa levonási jogát egy esetleges ellenőrzés során megtagadhatják.

Mennyi ideig kell archiválnom az eFactura számlákat?

Minimum 5 évig a Pénzügyi Törvénykönyv szerint. Mi 7-10 évet javaslunk a biztonság kedvéért, visszamenőleges adóellenőrzések esetére.

Következtetés

Az eFactura jelentős változást hoz a romániai cégek adóügyi dokumentumkezelésében. Az eFactura számlák letöltésének, archiválásának és elosztásának automatizálása jelentősen csökkenti a manuális munkát és biztosítja a jogszabályi megfelelést.

Az Invoflux natív támogatást nyújt az eFactura számára. Automatikus letöltés az SPV-ből, archiválás eredeti formátumban, és hozzáférés a könyvelődnek egyetlen irányítópultról. Az adatok Frankfurtban, Németországban tárolódnak, a GDPR-nak megfelelően.