Hogyan automatizálható a számlák begyűjtése e-mailből (Lépésről lépésre útmutató)

Ha még mindig manuálisan keresi a számlamellékleteket a beérkező levelei között minden hónapban, olyan időt tölt ezzel, amit automatizálni kellene. A jó hír: az e-mail összekapcsolása egy számlaautomatizáló eszközzel körülbelül 5 percet vesz igénybe, és a konfigurálás után soha többé nem kell számlás e-mailt keresnie.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan automatizálhatja a számlák begyűjtését Gmailből, Outlookból és megosztott postafiókokból, valamint hogy mire érdemes figyelni egy megoldás kiválasztásakor.

Miért az e-mail a számlák első számú forrása?

A könyvelési portálok és az elektronikus számlázási kötelezettségek ellenére a B2B számlák többsége továbbra is e-mail mellékletként érkezik. Egy 2024-es, EU-s kis- és középvállalkozások körében végzett felmérés szerint a beérkező beszállítói számlák 74%-a e-mailben érkezik. A WhatsApp a második helyen áll körülbelül 15%-kal, ezt követik a felhőalapú portálok (Google Drive, Dropbox megosztások) 8%-kal.

Ez azt jelenti, hogy az e-mailjei automatizálása a legnagyobb hatású változtatás, amelyet a számlázási munkafolyamatában megtehet.

1. lépés: Csatlakoztassa e-mail fiókját OAuth-on keresztül

A legbiztonságosabb módja annak, hogy egy automatizáló eszköznek hozzáférést adjon az e-mailjeihez, az OAuth. Ugyanaz a szabvány, amelyet a „Bejelentkezés Google-lel” vagy „Bejelentkezés Microsofttal” használ. Az OAuth csak olvasható hozzáférést biztosít a postafiókjához anélkül, hogy megosztaná jelszavát harmadik féllel.

Az Invofluxban lépjen a Beállítások → Kapcsolatok → E-mail fiók hozzáadása menüpontra. Átirányítjuk a Google vagy a Microsoft engedélyezési képernyőjére, ahol csak olvasható engedélyt adhat a mellékletekhez. Az Invoflux soha nem látja a jelszavát, és soha nem küldhet vagy törölhet e-maileket.

Milyen engedélyeket keressen: A kérésnek csak a mail.readonly vagy azzal egyenértékű engedélyre kell vonatkoznia. Ha egy számlázóeszköz küldési/törlési engedélyeket kér, az intő jel.

2. lépés: Konfigurálja, mely e-maileket vizsgálja a rendszer

Nem szeretné, hogy minden PDF-melléklettel ellátott e-mailt számlaként kezeljen a rendszer. Konfiguráljon szűrőket a számlákkal kapcsolatos e-mailekre való összpontosításhoz:

• Beszállítói engedélyezési lista: Adja hozzá a rendszeres beszállítói domaineket (pl. @aws.amazon.com, @google.com)
• Tárgy kulcsszavak: „invoice”, „factura”, „rechnung”, „faktura”, a beszállítók nyelvétől függően
• Melléklettípusok: Csak PDF és képfájlok
• Mappaszűrők: Csak a Számlák címkét/mappát vizsgálja, ha Gmail címkéket használ

Az Invoflux AI-ja egy másodlagos osztályozási lépést is végez. Megvizsgálja a PDF tartalmát, hogy megerősítse, valóban számláról van-e szó, mielőtt kinyerné az adatokat, ezzel csökkentve a téves találatokat, például szállítási címkék vagy szerződések esetén.

3. lépés: Állítson be megosztott postafiókokat

Sok vállalat kap számlákat egy megosztott címre, például [email protected] vagy [email protected]. Ezek a megosztott postafiókok gyakran kapcsolódnak a Google Workspace-hez vagy a Microsoft 365-höz.

Az Invofluxban a megosztott postafiókokat szolgáltatásfiókkal vagy delegált hozzáféréssel csatlakoztathatja. A fiók tulajdonosa egyszer ad hozzáférést, és az adott címre érkező összes számla automatikusan feldolgozásra kerül.

4. lépés: Kezelje a WhatsAppot és egyéb forrásokat

Miután az e-mail automatizálva van, adja hozzá a másodlagos forrásokat:

• WhatsApp Business: Azok a beszállítók, akik WhatsAppon küldenek számlafotókat vagy PDF-eket. Az Invoflux a WhatsApp Business API-n keresztül csatlakozik.
• Google Drive / Dropbox: Ha a beszállítók számlamappákat osztanak meg Önnel, az Invoflux figyeli ezeket az új fájlokért.
• Mobilkamera: Papíralapú számlák esetén az Invoflux mobilalkalmazással lefényképezheti és azonnal feldolgozhatja a fizikai számlát.
• Felhőalapú szállítói portálok: Az AWS, a Google Cloud, a Meta Ads és más szállítók rendelkeznek portálokkal, ahonnan általában manuálisan tölti le a számlákat. Az Invoflux automatizálja ezt a havi letöltést.

5. lépés: Felülvizsgálat és exportálás

A számlák begyűjtése után az Invoflux AI-ja kinyeri a kulcsfontosságú mezőket: beszállító, dátum, számlaszám, összeg, ÁFA. Ön felülvizsgálja a megjelölt tételeket (általában a számlák <5%-a), majd exportálja azokat könyvelőprogramjába, vagy megosztja könyvelőjével.

Az 50 számlára vonatkozó teljes felülvizsgálati ciklus általában 10 perc alatt lezajlik, amint az automatizálás működik.

Mi a helyzet a GDPR-ral?

Az EU-s vállalkozások számára az adatok tárolási helye számít. Győződjön meg arról, hogy a számlaautomatizáló eszköz az EU-ban dolgozza fel és tárolja az adatokat. Az Invoflux teljes egészében a Hetzner infrastruktúráján fut Frankfurtban, Németországban. Semmilyen adat nem hagyja el az EU-t. Minden kapcsolat TLS 1.2+ titkosítást használ, és a tárolt adatok AES-256 titkosítással védettek.

Összegzés: Az 5 perces beállítás

1. Csatlakoztassa a Gmailt vagy az Outlookot OAuth-on keresztül (csak olvasható)
2. Állítson be feladó/tárgy szűrőket a beszállítói e-mailekre való összpontosításhoz
3. Adjon hozzá megosztott postafiókokat, ha szükséges
4. Csatlakoztassa a másodlagos forrásokat (WhatsApp, Drive, portálok)
5. Tekintse át az első köteget, majd hagyja, hogy az automatizálás elvégezze a többit

Az eredmény: minden számla minden forrásból automatikusan az irányítópultjára kerül, kinyert adatokkal, készen a felülvizsgálatra. Nincs több e-mail-régészet a hónap végén.