Hogyan csatlakoztassa számláit a könyvelőprogramjához (Xero, QuickBooks, Sage)

A számlák begyűjtése és az adatok kinyerése az első lépés. Az adatok bejuttatása a könyvelőprogramba tisztán, automatikusan és egyeztetési fejfájás nélkül. Ez a második lépés. Ez az útmutató bemutatja, hogyan csatlakoztathatod a számlaautomatizálási rendszert az EU-s vállalkozások által leggyakrabban használt könyvelőeszközökhöz.

Az adatfolyam: A számlától a könyvelési tételig

Íme, minek kell történnie ahhoz, hogy egy számlából könyvelési tétel legyen:

1. Számla érkezik (e-mail, WhatsApp, felhőtárhely)
2. AI kinyeri a mezőket: beszállító, dátum, szám, összegek, ÁFA
3. Emberi felülvizsgálat és jóváhagyás (opcionális, de ajánlott az új beszállítóknál)
4. Adatok szinkronizálása a könyvelőprogrammal vásárlási/költségtételként vagy számlaként
5. Egyeztetés a tétel párosítása a megfelelő banki tranzakcióval

Az 1-3. lépés a számlaautomatizálási eszközödben történik. A 4-5. lépés az eszköz és a könyvelőprogram közötti integrációtól függ.

Csatlakozás a Xero-hoz

A Xero API-ja támogatja a számlák (kötelezettségek) közvetlen létrehozását a számlaadatokból. Egy jól integrált számlaautomatizálási eszköz:

• Létrehoz egy piszkozat számlát a Xero-ban az összes kinyert mezővel
• Csatolja az eredeti számla PDF-jét a tételhez
• Párosítja egy meglévő beszállítóval a Xero-kapcsolataiban, vagy létrehoz egy újat
• Alkalmazza a megfelelő ÁFA-kódot (a beszállító ÁFA-száma és joghatósága alapján)

Az integráció OAuth-alapú: egyszer csatlakozol a számlaeszközöd beállításaiból, engedélyezed a hozzáférést a Xero-szervezetedhez, és a szinkronizálás automatikusan megtörténik.

Amire figyelni kell: A Xero követési kategóriái és számlakódjai. Ha a szervezeted számlakódokat használ a költségek kategorizálására, előfordulhat, hogy leképezési szabályokat kell konfigurálnod a számlaeszközödben (például: "az ettől a beszállítótól érkező számlák mindig a 6100-as számlára, Marketingköltségek kerülnek").

Csatlakozás a QuickBooks Online-hoz

A QuickBooks Online hasonló számlalétrehozási folyamatot használ az API-ján keresztül. A beállítási folyamat analóg a Xero-éval: OAuth-engedélyezés, majd automatikus szinkronizálás.

Főbb különbségek a Xero-hoz képest:

• A QuickBooks "Class" és "Location" követést használ a Xero követési kategóriái helyett
• Az ÁFA-kezelés régiónként változik. Győződjön meg róla, hogy a számlaeszköze az EU-s ÁFA-kulcsokat a megfelelő QuickBooks adókódokhoz rendeli
• A QuickBooks tételsoros kezelése némileg eltér a Xero-étól; ellenőrizze az első teszt során, hogy a több sorból álló számlák megfelelően szinkronizálódnak-e

Csatlakozás a Sage-hez

A Sage-nek több terméke van: Sage 50, Sage 200, Sage Business Cloud Accounting és Sage Intacct. Az API-képességek jelentősen eltérnek közöttük.

A Sage Business Cloud Accounting modern API-val rendelkezik, amely alkalmas automatizált integrációra. A Sage 50 (asztali) általában CSV-importálást igényel az API-integráció helyett. Ha Sage 50-et használsz, keress olyan számlaeszközt, amely a Sage 50 CSV-importálási formátumában exportál.

Más könyvelőeszközökhöz: CSV-export

Nem minden könyvelőeszköz rendelkezik robusztus API-val. A DATEV, lexoffice, Billit vagy más regionális eszközök esetén a CSV-export a legmegbízhatóbb integrációs módszer.

Egy jó számlaautomatizálási eszköznek a könyvelőprogramod által elvárt CSV-formátumban kell exportálnia, azokkal az oszlopfejlécekkel és dátumformátumokkal, amelyeket az adott eszköz igényel az importáláshoz.

Mit automatizálj és mit tarts manuálisan?

Nem mindent érdemes teljesen automatizálni, különösen az elején:

Amit érdemes automatizálni:

• Piszkozat számlák létrehozása ismert beszállítóknál (már láttad a számláikat korábban)
• PDF csatolása a számlához
• Az összes kinyert mező előzetes kitöltése

Amit tarts manuálisan (kezdetben):

• Számlák végleges jóváhagyása és könyvelése (különösen új beszállítóknál)
• Számlakód-leképezés új költségkategóriákhoz
• ÁFA-kód kiválasztása szokatlan számlatípusoknál

Néhány hónapnyi automatizálás után megismered a mintákat, és magabiztosan növelheted az automatizálás szintjét.

Az egyeztetési kapcsolat

Miután a számlák bekerültek a könyvelőprogramodba, az utolsó lépés a banki tranzakciókkal való párosításuk. Ha a számlaeszközöd az egyeztetést is kezeli, akkor: (a) egyeztethet a saját rendszerén belül és szinkronizálhatja az egyeztetett állapotot a könyvelés felé, vagy (b) hagyhatja, hogy a könyvelőprogram natívan kezelje a saját banki feedjeit és egyeztetését.

A legtöbb EU-s vállalkozás számára a banki feedek és az egyeztetés futtatása a könyvelőprogramon (Xero/QuickBooks) belül a legegyszerűbb, és a számlaautomatizálási eszköz feladata a számlalétrehozással véget ér.

Összegzés

A legjobb számla-könyvelés integráció: AI-alapú adatkinyerés, piszkozat számla létrehozása csatolt PDF-fel a könyvelőprogramban, leképezési szabályok alkalmazása ismert beszállítóknál, és jóváhagyás kérése az új beszállítóknál. Kezdje manuális jóváhagyással, és növelje az automatizálást, ahogy nő a bizalom.

Az Invoflux tiszta, strukturált adatokat (CSV és UBL 2.1 XML) exportál, amelyek importálhatók a Xero, QuickBooks, Sage és DATEV rendszerekbe, hamarosan érkező natív, egykattintásos integrációkkal. A beállítás 10 percnél kevesebb időt vesz igénybe, amint a számlagyűjtésed már működik.