Számlaautomatizálás IT-cégeknek: AWS, Google Cloud és SaaS számlák kezelése

Az IT-cégek és technológiai startupok egyedi számlakezelési kihívásokkal néznek szembe: kiadásaik tucatnyi felhő- és SaaS-szolgáltató között oszlanak meg, amelyek mindegyike saját számlázási portállal, PDF-formátummal és letöltési folyamattal rendelkezik. AWS, Google Cloud, Azure, Cloudflare, GitHub, Datadog, Slack, Notion, Figma. Ezek mindegyike havonta küld számlát, gyakran különböző e-mail címekre, vagy csak a szolgáltatói portálról tölthetők le.

5-10 szolgáltatónál ez még kezelhető. 20-50 szolgáltatónál (ami egy finanszírozott startupnál jellemző) ez már részmunkaidős feladattá válik a pénzügyi vagy operatív csapat számára.

Az IT-cégek számlázási problémája

Ellentétben a hagyományos vállalkozásokkal, ahol a legtöbb számla néhány rendszeres beszállítótól érkezik, az IT-cégeknél:

• Sok szolgáltató (20-100+): Minden felhőszolgáltatás, SaaS-eszköz és API-szolgáltató külön számlát küld
• Több csatorna: Az AWS és a Google Cloud regisztrált e-mailre küld; a Cloudflare és mások portálos letöltést igényelnek; egyesek annak küldik, akinek számlázási hozzáférése van a cégnél
• Változó összegek: A felhőszámlák a használat alapján ingadoznak. Lehetetlen előre megjósolni vagy előzetesen jóváhagyni
• Többdevizás: Az amerikai szolgáltatók USD-ben, az EU-sok EUR-ban, a brit szolgáltatók GBP-ben számláznak
• Költségallokációs komplexitás: Egyetlen AWS-számla több terméket, ügyfelet vagy költséghelyet is lefedhet

Az eredmény: a pénzügy nem tudja, mennyit költöttek, amíg napokat nem töltenek a számlák összegyűjtésével a hónap végén.

Felhőszolgáltatói számlák begyűjtésének automatizálása

E-mail alapú szolgáltatók

A legtöbb SaaS-szolgáltató (Slack, Notion, Figma, GitHub stb.) számlákat tartalmazó e-maileket küld PDF-melléklettel a regisztrált számlázási e-mail címre. Csatlakoztassa ezt az e-mail címet az Invofluxhoz, és az összes számla automatikusan rögzítésre kerül, amint megérkezik.

Az AI azonosítja, mely e-mailek tartalmaznak számlákat (nem minden e-mail számla ezektől a szolgáltatóktól), kinyeri az adatokat, és szolgáltató, valamint dátum szerint rendszerezi azokat.

Portál alapú szolgáltatók (AWS, Google Cloud, Azure)

A nagy felhőszolgáltatók nem küldenek számla PDF-eket e-mailben. Azokat a számlázási portálodra teszik. Az AWS Billing, Google Cloud Billing és Azure Cost Management portálokra való havi belépés a számlák letöltéséhez időigényes.

Az Invoflux portál-összekötője automatizálja ezt a havi letöltést. Egyszer csatlakoztatja a felhőszolgáltatói fiókjait (olvasási jogú API-hozzáféréssel vagy szolgáltatásfiók-hitelesítő adatokkal), és az Invoflux automatikusan letölti a havi számláit, amint azok elkészülnek. Nincs szükség manuális bejelentkezésre.

A támogatott portál-összekötők közé tartozik: AWS (Cost and Usage Reports), Google Cloud, Microsoft Azure, Meta Ads, LinkedIn Ads és mások.

Hitelkártya-kivonatok

Sok SaaS-kiadást céges hitelkártyáról terhelnek, nem közvetlen számlázással. Az Invoflux képes csatlakozni a hitelkártya-adatfolyamokhoz (a bankod nyílt banki API-ján keresztül), és párosítani a kártyaterheléseket a megfelelő beszállítói számlákkal. Így azonosítható, mely terhelésekhez tartozik számla, és melyeknél hiányzik a dokumentáció.

Költségallokáció projektek és ügyfelek között

Azoknál az IT-cégeknél, amelyek az infrastrukturális költségeket (pl. ügyfélalkalmazások hosztolása AWS-en) továbbhárítják az ügyfelekre, a költségallokáció gyakori fájdalompont. Egy AWS-számlát kap, de az 10 ügyfélkörnyezetet fed le.

Az AWS Cost Explorer címkékkel vagy GCP címkékkel az erőforrásokat ügyfél vagy projekt szerint címkézheti. Az Invoflux képes olvasni ezeket a címkéket az AWS/GCP-hez való csatlakozáskor, és felosztani a számlát projektenkénti allokációra. Ez jelentősen megkönnyíti az ügyfélszámlázást és a költségjelentést.

Csatlakozás a könyvelési eszközödhöz

Miután a számlákat begyűjtöttük és az adatokat kinyertük, a könyvelési szoftverrel való szinkronizálás lezárja a folyamatot:

• Xero: Számla létrehozása minden bizonylathoz, a beszállító partnerhez rendelve, előre kitöltött összegekkel
• QuickBooks Online: Ugyanez. A számlatervezetek automatikusan létrejönnek felülvizsgálatra
• DATEV (német cégeknek): CSV-exportálás DATEV formátumban a könyvelőd számára

Azoknál az IT-cégeknél, amelyek kifejezetten a szoftverkiadásokat követik, a könyvelési eszközben beállított költségkategóriák (pl. "Felhőinfrastruktúra", "SaaS-eszközök", "Fejlesztői eszközök") lehetővé teszik az automatikus kategorizálást a beszállító neve alapján.

GDPR-szempontok IT-cégeknek

Az IT-cégek gyakran kezelnek személyes adatokat az ügyfelek számára. Ez különösen fontossá teszi a GDPR-megfelelést. A számlakezelő eszközöd adatfeldolgozónak minősül a GDPR értelmében. Az EU-ban működő IT-cégek számára az EU-ban hosztolt számlázóeszköz (mint az Invoflux a Hetznernél, Frankfurtban) leegyszerűsíti az adatfeldolgozási megállapodásokat és elkerüli az amerikai adattovábbítási bonyodalmakat.

Esettanulmány: Egy 30 fős technológiai ügynökség

Egy 30 alkalmazottal és 15+ aktív ügyfélprojekttel rendelkező digitális ügynökség havi 2 napot töltött számlák begyűjtésével 40+ szolgáltatótól. Folyamatuk: egy csapattag belépett minden szolgáltatói portálra, letöltötte a PDF-et, átnevezte, és feltöltötte egy megosztott Dropbox mappába. Ezután a könyvelőjük letöltötte az egyes fájlokat, és beírta az adatokat a Sage-be.

Az Invoflux bevezetése után:

• A számlabegyűjtés 2 napról automatizáltra csökkent (folyamatos)
• Havi felülvizsgálati idő: 1 óra a kinyert adatok ellenőrzésére és a Sage-be való szinkronizálás jóváhagyására
• Nincs több elmaradt számla (korábban negyedévente 3-4 hiányzott)
• A könyvelési költségek havi ~200 euróval csökkentek a gyorsabb könyvvitel miatt

Kezdeti lépések

IT-cégek számára a legnagyobb hatású első lépés az elsődleges számlázási e-mail és az AWS/Google Cloud portál-összekötők csatlakoztatása. Ez a két forrás általában a legtöbb technológiai cég felhő- és SaaS-számláinak 70-80 százalékát lefedi.

Miután a kezdeti beállítás működik, add hozzá a másodlagos forrásokat (további e-mail címek azoknak a csapattagoknak, akik beszállítói számlákat kapnak, WhatsApp a helyi beszállítókhoz stb.) a szinte teljes körű lefedettség eléréséhez.