Számlakezelés könyvelőknek: Hogyan hagyjuk abba az ügyfelek hajszolását a dokumentumokért

Ha Ön könyvelő, és több mint öt ügyfelet kezel, ismeri a rituálét: eljön a hónap utolsó hete, és megkezdődik a hajsza. "Elküldenéd a decemberi számláidat?" "Még mindig hiányoznak az AWS és Google számlák." "A Dropbox linkjeid nem működnek."

Ez a dokumentumhajsza a könyvvitel egyik legidőigényesebb része. Ez nem könyvelői munka. Ez logisztika, és nagyrészt megoldható a megfelelő automatizálási beállításokkal.

A számlagyűjtés valódi problémája

A probléma nem az, hogy az ügyfelek rendezetlenek (bár némelyik az). A probléma az, hogy a számlák több csatornán érkeznek. E-mail, WhatsApp, felhőtárhely linkek, szállítói portálok, és nincs egyetlen gyűjtőpont. Az ügyfél AWS számlája az e-mailjében van, a szállítója számlája WhatsAppon érkezett, a Microsoft 365 számlája pedig a Microsoft portálon található. Egyik sincs ugyanazon a helyen.

A kézi gyűjtés azt jelenti, hogy vagy: (a) Ön tölti az idejét a vadászatukkal, vagy (b) megvárja, amíg az ügyfelek összegyűjtik és elküldik azokat, majd nyomon követi, mi hiányzik.

Az automatizálás ezt úgy oldja meg, hogy folyamatossá és automatikussá teszi a gyűjtést, így mire le kell zárnia a könyvelést, minden már ott van.

Hogyan működik az automatizált számlagyűjtés a könyvelők számára

1. Az ügyfele beállítja az automatizálást

Az ügyfele összeköti e-mail fiókját (Gmail, Outlook) és egyéb forrásait (WhatsApp, Google Drive) az Invoflux rendszerrel. Ez körülbelül 5 percet vesz igénybe, és OAuth technológiát használ. Nincs jelszómegosztás. Ettől a pillanattól kezdve minden számla, amely a beérkező leveleibe vagy más csatlakoztatott forrásaiba érkezik, automatikusan rögzítésre és rendszerezésre kerül.

2. Ön hozzáférést kap a könyvelői portálhoz

Az ügyfele meghívja Önt az Invoflux irányítópultjára könyvelői szintű jogosultságokkal: megtekintheti, letöltheti és exportálhatja a számlákat. Nem láthatja a beérkező leveleit, és nem küldhet e-maileket. A hozzáférése a szükséges dokumentumokra korlátozódik.

Az Invoflux dedikált könyvelői portál nézettel rendelkezik, ahol az összes ügyfele egy helyen jelenik meg, így válthat az A és B ügyfél között anélkül, hogy ki- és be kellene jelentkeznie.

3. Ön a portálról dolgozik, nem az ügyfél beérkező leveleiből

Ahelyett, hogy arra várna, hogy az ügyfele továbbítsa a számlákat, bejelentkezik a portálra, amikor le kell zárnia a könyvelést. Minden számla már ott van, dátum és szállító szerint rendszerezve. Szűrhet, kereshet, tömegesen letölthet ZIP fájlként, vagy exportálhat strukturált CSV adatokat a könyvelőszoftverébe történő importáláshoz.

Mi változik a gyakorlatban

Azok a könyvelőirodák, amelyek bevezetik az automatizált számlagyűjtést, általában a következőkről számolnak be:

• Gyorsabb havi zárás: Ahelyett, hogy 2-3 napot töltene a dokumentumok gyűjtésével, a könyvvitel azonnal megkezdődhet az időszak végén
• Kevesebb hiányzó számla: Az automatizált gyűjtés az érkezéskor elkapja a számlákat. Nincs többé "elfelejtettem továbbítani"
• Kevesebb ügyfélmegszakítás: Nem kéri többé az ügyfeleket kézi feladatok elvégzésére, ami javítja az ügyfélkapcsolatot
• Jobb auditra való felkészültség: Egy teljes, rendezett számlaarchívum mindig rendelkezésre áll, nem a határidőkor kell rekonstruálni

Az AI banki egyeztetés előnye

A gyűjtésen túl az Invoflux AI banki egyeztetése automatikusan párosítja a számlákat a banki tranzakciókkal. A könyvelők számára ez azt jelenti, hogy az egyeztetési lépéshez érve a legtöbb párosítás már kész van. Ön csak a kivételeket vizsgálja felül, ahelyett, hogy a nulláról kezdené.

Az AI kezeli: a pontos egyezéseket, a részletfizetéseket, a többdevizás tranzakciókat és az olyan gyakori problémákat, mint a fizetési szolgáltatói díjlevonások. Ami régen órákig tartott, az most percek alatt megvan.

Valóban ingyenes a könyvelői portál?

Igen. Az Invoflux könyvelői portálja örökre ingyenes a könyvelési szakemberek számára. Ön megkapja:

• A hozzáférést az összes csatlakoztatott ügyfélfiókhoz
• Tömeges letöltést és CSV exportot
• AI banki egyeztetés felülvizsgálati felületet
• Számlamegjelölést és jegyzeteket

Az ügyfelei fizetnek a saját Invoflux csomagjaikért (az alap gyűjtés ingyenesen indul). A könyvelői portálnak nincs ügyfelenkénti vagy számlánkénti díja a könyvelő számára.

Első lépések

A leggyorsabb módja az indulásnak, ha meghív egy ügyfelet az Invoflux kipróbálására. Miután beállította az e-mail kapcsolatát, Ön megkapja a meghívót a könyvelői portálra. Az első ügyfél esetében az onboarding körülbelül 10 percet vesz igénybe, a további ügyfelek hozzáadása pedig még gyorsabb.

A 10+ ügyfelet kezelő könyvelőirodák számára az Invoflux irodai szintű onboardingot is kínál, ahol segítünk az összes ügyfél beállításának konfigurálásában egyszerre.