Számlaegyeztető szoftver: Teljes útmutató 2025-re

A számlaegyeztetés az a folyamat, amely során a számlákat párosítjuk a hozzájuk tartozó kifizetésekkel. Van egy számlád a beszállítódtól 2400 euró értékben. Van egy banki tranzakciód -2400 euró értékben. Az egyeztetés azt jelenti, hogy megerősíted, ezek összetartoznak, rögzíted a párosítást, és lezárod a számlát kifizetettként.

Elméletben egyszerű. A gyakorlatban kaotikus. Különösen akkor, ha több száz számlával, részletfizetéssel, többdevizás tranzakciókkal és fizetési szolgáltatói díjakkal kell foglalkoznod.

Miért vall kudarcot a kézi egyeztetés nagyobb volumen esetén?

Alacsony volumen mellett (havi 20-30 számla) egy táblázatkezelő vagy egy egyszerű könyvelőprogram manuálisan is elvégezheti az egyeztetést. A könyvelő összeg és dátum alapján párosít, hozzáad egy hivatkozást, és kész.

Nagyobb volumen esetén több probléma is felmerül:

• Részletfizetések: A beszállító 5000 eurós számlát állított ki, te pedig most 2500 eurót fizettél. Az összegek nem egyeznek közvetlenül.
• Devizaeltérések: A számla USD-ben volt, a bankszámlád pedig EUR-ban. Az árfolyam miatt az összegek sosem egyeznek meg pontosan.
• Fizetési szolgáltatói díjak: A Stripe-kifizetésed 99 euró volt, de a Stripe 2,9% + 0,30 eurós díja után a nettó jóváírás 95,83 euró lett. A számládon 99 euró szerepel.
• Csoportos kifizetések: Három számlát fizettél ki egyetlen banki átutalással. Egy tranzakció három számlával szemben.
• Időbeli eltérések: A kifizetés december 31-én elküldve, január 2-án beérkezve. Időszakon átnyúló egyeztetés.

Egy tapasztalt könyvelő mindezt kezeli. De időbe telik. A számlaegyeztető szoftver automatizálja a párosítási logikát, így a könyvelőknek csak a kivételeket kell átnézniük, ahelyett, hogy mindent manuálisan végeznének.

Hogyan működik az automatikus számlaegyeztetés?

1. lépés: Csatlakoztassa a bankját

A modern egyeztető eszközök nyílt bankolást (PSD2 az EU-ban) használnak a banki tranzakciók közvetlen olvasásához. A kapcsolatot egyszer engedélyezi a bankja online portálján keresztül. Nem kell megosztania a banki jelszavát. Az eszköz beolvassa a tranzakciós előzményeket és automatikusan frissül.

A PSD2 több mint 2000 európai bankot fed le. Nem EU-s számlák esetén általában elérhető a banki CSV-importálás tartalékként.

2. lépés: Számlák importálása

Az egyeztető eszköznek szüksége van a számlaadataidra. Ezt megteheted a számlagyűjtő rendszeredhez (például Invoflux) való csatlakozással, könyvelőprogramból történő importálással vagy CSV/PDF fájlok közvetlen feltöltésével.

3. lépés: AI-alapú párosítás

A párosítási algoritmus minden számla- és tranzakciókombinációt feldolgoz, súlyozott pontozást alkalmazva az alábbiak alapján:

• Összeg hasonlósága (a pontos egyezés a legmagasabb pontszámú; a közelítő egyezések felülvizsgálatra kerülnek)
• Dátum közelsége (a kifizetés jellemzően a számla dátumától számított 30 napon belül történik)
• Beszállító nevének egyezése (fuzzy matchinggel a névvariációkhoz)
• Hivatkozási szám egyezése (ha a számlaszám megjelenik a fizetési hivatkozásban)
• Deviza és árfolyam-számítás

A nagy biztonságú párosítások automatikusan megerősítésre kerülnek. Az alacsony biztonságúak egy felülvizsgálati sorba kerülnek.

4. lépés: A kivételek emberi felülvizsgálata

A felülvizsgálati sor mutatja: (a) azokat a számlákat, amelyekhez nem talált tranzakciót (potenciálisan hiányzó kifizetések), (b) azokat a tranzakciókat, amelyekhez nincs számla (potenciálisan nem rögzített vásárlások), és (c) az alacsony biztonságú párosításokat megerősítésre.

Az Invofluxban a felülvizsgálati felület egymás mellett mutatja a párosított elemeket, a biztonsági pontszámmal és a párosítás okaival. Egyetlen kattintással megerősítheti vagy felülbírálhatja azokat.

Értékelendő kulcsfunkciók

Nyílt bankolási lefedettség

Győződjön meg róla, hogy az eszköz támogatja a bankját. Az EU-s lefedettség a PSD2 révén széles körű, de a konkrét neobankok (Revolut, Wise, N26) támogatása szolgáltatónként változik. Különösen a Wise rendelkezik olyan üzleti számlákkal, amelyeket az EU-s kkv-k széles körben használnak nemzetközi fizetésekhez.

Többdevizás támogatás

Az EU-s vállalkozások gyakran üzletelnek USD, GBP, CHF és más devizákban. Az egyeztető eszköznek kezelnie kell az árfolyam-számításokat és támogatnia kell a konfigurálható eltérési küszöbértékeket (például: "párosítás, ha az összegek a devizakonverzió után 2%-on belül vannak").

Részletfizetés kezelése

Az eszköznek támogatnia kell a részletfizetéseket (egy számla, több kifizetés), a konszolidált kifizetéseket (több számla, egy kifizetés) és a jóváíró számlák ellentételezését.

Könyvelőprogram-integráció

Az egyeztetés után a párosításoknak automatikusan át kell kerülniük a könyvelőprogramodba. Keress natív integrációkat a Xero, QuickBooks, Sage vagy a helyi könyvelőeszközöd felé. Ne csak CSV-exportot.

A számlaegyeztető szoftver megtérülése (ROI)

Egy havi 200 számlát feldolgozó vállalkozásnál a kézi egyeztetés általában havi 6-12 órát vesz igénybe (könyvelői csapat vagy külső könyvelő ideje). Óránkénti 50-80 eurós díjjal számolva ez havi 300-960 euró munkaerőköltséget jelent.

Az automatikus egyeztetés ezt általában havi 1-2 órára csökkenti a kivételek átnézéséhez. Havi 50-100 eurós szoftverköltség mellett a megtérülés általában 5-10-szeres az első negyedévben.

Invoflux egyeztetési funkciók

Az Invoflux AI-alapú egyeztetése:

• Több mint 2000 EU-s bankhoz csatlakozik PSD2-n keresztül
• Kezeli a pontos egyezéseket, részletfizetéseket, többdevizás tranzakciókat és a szolgáltatói díjakat
• Biztonsági pontozás emberi felülvizsgálati sorral a kivételekhez
• Tanul a javításaidból, hogy idővel javítsa a párosítás pontosságát
• Hiányzó számla észlelése (tranzakció megvan, számla nincs)
• Kifizetetlen számla észlelése (számla lejárt, nincs hozzá tartozó tranzakció)

Az egyeztetés az Automate és Scale csomagokban érhető el, a teljes számlagyűjtés és adatkinyerés mellett.