Megosztott beérkező levelek

Miért van szükség dedikált számlaautomatizálásra a megosztott postafiókoknál?

Számos vállalkozás kap számlákat közös e-mail címekre. Accounts@, invoices@, finance@ vagy billing@. Ezeket a megosztott postafiókokat gyakran több csapattag figyeli, ami a következőkhöz vezet: duplikált feldolgozás (két ember ugyanazt a számlát rögzíti), elmaradt számlák (mindenki azt hiszi, hogy más foglalkozott vele), és nincs egységes ellenőrzési nyomvonal arról, ki mit dolgozott fel.

Az automatizált megosztott postafiók-feldolgozás mindhárom problémát megoldja azáltal, hogy minden beérkező számlát központosít és naplóz.

Megosztott postafiók csatlakoztatása

A Google Workspace megosztott postafiókjaihoz az Invoflux egy delegált hozzáféréssel rendelkező szolgáltatásfiókon keresztül csatlakozik. A Microsoft 365 megosztott postafiókjaihoz szolgáltatásfiókot vagy alkalmazásengedélyeket használunk. A kapcsolat csak olvasható. Az Invoflux nem tud e-maileket küldeni, törölni vagy módosítani.

A csatlakoztatást követően az Invoflux feldolgozza a megosztott címre érkező összes számlát, függetlenül attól, hogy melyik csapattag eszköze vagy Google-fiókja figyeli a postafiókot.

Csapatmunka a számlaellenőrzésben

Több csapattag is áttekintheti a kinyert számlákat az Invofluxban. Szerepkör alapú engedélyek szabályozzák, hogy ki jogosult: az összes számla megtekintésére, az adatok jóváhagyására, a könyvelésbe történő exportálásra vagy a beállítások kezelésére. Egy ellenőrzési nyomvonal minden műveletet rögzít. Hasznos a belső megfelelés és a vitarendezés során.

Nagy számlamennyiség kezelése

A nagyobb vállalatok megosztott postafiókjai havonta több száz számlát is kaphatnak. Az Invoflux valós időben, az érkezésükkor dolgozza fel azokat. Nincs kötegelt feldolgozási késleltetés. Az irányítópult támogatja a tömeges műveleteket: tömeges jóváhagyás, tömeges exportálás, tömeges hozzárendelés költséghelyekhez.

Többvállalatos beállítások

Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek több jogi entitással rendelkeznek, és mindegyiknek saját számlázási címe van, az Invoflux vállalatonként külön munkaterületeket támogat. Vagy egy többvállalatos nézetet, ahol egy operatív vezető vagy könyvelő egyetlen irányítópultról láthatja az összes entitást.