Informativa sulla privacy di Invoflux

1. Chi siamo

Nome azienda: FUN MANAGEMENT SRL

Nome commerciale: Invoflux®

Sede legale: str. D.D. Rosca nr.12, Cluj-Napoca 400497, Romania

Numero di registrazione: RO23772000

Sito web: https://invoflux.com

Email di contatto: [email protected]

Invoflux® è un marchio registrato di FUN MANAGEMENT SRL, che gestisce il servizio Invoflux.

Invoflux fornisce strumenti basati sull'intelligenza artificiale per la raccolta, l'elaborazione delle fatture e l'automazione finanziaria per le aziende.

2. Dati che raccogliamo

A seconda di come utilizzi Invoflux, potremmo raccogliere le seguenti categorie di dati:

2.1 Informazioni fornite dall'utente

• Nome
• Indirizzo email
• Nome dell'azienda
• Credenziali dell'account
• Informazioni di fatturazione e abbonamento
• Messaggi o richieste inviati al nostro team di supporto

2.2 Dati aziendali e finanziari (forniti dall'utente)

• Fatture (PDF, immagini o altri formati supportati)
• Metadati delle fatture (fornitore, importo, data, IVA e simili)
• Riferimenti delle transazioni bancarie (se abilitati)
• Documenti relativi alla contabilità caricati o inoltrati dall'utente, ad esempio via email o WhatsApp

2.3 Dati raccolti automaticamente

• Indirizzo IP
• Informazioni sul dispositivo e sul browser
• Log di utilizzo (pagine visitate, funzionalità utilizzate)
• Cookie e tecnologie simili (vedere Sezione 8)

3. Come utilizziamo i tuoi dati

Utilizziamo i tuoi dati esclusivamente per:

• Fornire e gestire il Servizio Invoflux
• Estrarre, elaborare e organizzare le fatture
• Migliorare l'accuratezza delle funzionalità basate sull'intelligenza artificiale
• Comunicare con te in merito al tuo account o agli aggiornamenti del servizio
• Fornire assistenza clienti
• Adempiere agli obblighi legali e normativi

Non vendiamo dati personali e non utilizziamo i tuoi documenti aziendali per scopi pubblicitari.

4. Base giuridica per il trattamento (GDPR)

Trattiamo i dati personali in base alle seguenti basi giuridiche:

• Necessità contrattuale: per fornire il Servizio richiesto
• Legittimo interesse: per migliorare e proteggere il Servizio
• Obbligo legale: per requisiti contabili, fiscali o di conformità
• Consenso: ove esplicitamente richiesto, ad esempio per integrazioni opzionali e cookie non essenziali

5. Condivisione dei dati e terze parti

Possiamo condividere i dati solo con responsabili del trattamento affidabili necessari per gestire il Servizio, come:

• Fornitori di infrastrutture cloud
• Servizi di posta elettronica e notifica
• Processori di pagamento
• Servizi di elaborazione AI e OCR (utilizzati solo per elaborare i tuoi documenti)

Tutti i partner sono contrattualmente vincolati alla riservatezza e alla gestione dei dati conforme al GDPR.

5.1 Analisi del sito web e pubblicità

Sul nostro sito web pubblico utilizziamo anche i seguenti servizi di terze parti. Ad eccezione della distribuzione dei tag, questi vengono eseguiti solo dopo che li hai autorizzati nel nostro banner dei cookie:

• Google Tag Manager: distribuisce i tag elencati di seguito
• Google Analytics: misura le visite per permetterci di vedere quali pagine sono utili
• Google Ads: misura la nostra pubblicità e la mostra a un pubblico pertinente
• DataFast: analisi del traffico incentrata sulla privacy
• Featurebase: gestisce il nostro centro assistenza e il widget di feedback

Questi servizi non vengono utilizzati per elaborare le fatture o i documenti aziendali che carichi. Puoi modificare o revocare il tuo consenso in qualsiasi momento.

6. Conservazione dei dati

Conserviamo i tuoi dati:

• Finché il tuo account è attivo
• Come richiesto per fornire il Servizio
• Come richiesto dalla legge, ad esempio per obblighi contabili o di revisione

Puoi richiedere la cancellazione in qualsiasi momento (vedi Sezione 9).

7. Sicurezza dei dati

Implementiamo misure di sicurezza standard del settore, tra cui:

• Crittografia a riposo e in transito
• Controllo degli accessi e autenticazione
• Infrastruttura cloud sicura ospitata nell'UE (ove applicabile)

8. Cookie

Utilizziamo cookie essenziali per far funzionare il sito, e cookie di analisi e marketing solo se li autorizzi. Puoi modificare le tue scelte in qualsiasi momento.

Leggi la nostra Cookie Policy completa

9. Cancellazione dei dati e diritti dell'utente (Conformità Meta e GDPR)

9.1 I tuoi diritti

Hai il diritto di:

• Accedere ai propri dati personali
• Richiedere la correzione o la limitazione
• Richiedere la cancellazione dei propri dati
• Revocare il consenso ove applicabile

9.2 Come richiedere la cancellazione dei dati (Requisito Meta)

Gli utenti possono richiedere la cancellazione dei propri dati in uno dei seguenti modi:

9.3 Cosa viene eliminato

A seguito di una valida richiesta di cancellazione, eliminiamo o rendiamo anonimi:

• Dati personali dell'account
• Documenti e fatture caricati
• Metadati e log associati

I dati richiesti per legge possono essere conservati in forma limitata e non operativa.

10. WhatsApp e integrazioni di terze parti

Se si sceglie di collegare servizi di terze parti come email, WhatsApp o unità cloud:

• I dati sono elaborati solo per fornire la funzionalità richiesta
• È possibile disconnettere le integrazioni in qualsiasi momento
• Le richieste di cancellazione si applicano equamente ai dati ottenuti tramite integrazioni

11. Servizi API di Google

Invoflux si integra con i servizi Google per automatizzare la gestione delle fatture. Richiediamo le seguenti autorizzazioni:

Gmail (gmail.readonly)

• Scansioniamo la posta in arrivo alla ricerca di email di fatture utilizzando filtri di ricerca specifici
• Estraiamo gli allegati PDF dalle email di fatturazione
• Leggiamo i metadati delle email (mittente, oggetto, data) per organizzare le fatture
• NON leggiamo il testo del corpo dell'email, non inviamo email e non modifichiamo la posta in arrivo

Google Drive (drive.file)

• Creiamo una cartella “Invoflux” nel proprio Google Drive
• Carichiamo le fatture estratte in questa cartella per il backup
• Possiamo condividere questa cartella con i commercialisti specificati
• Possiamo accedere SOLO ai file e alle cartelle creati da Invoflux, non agli altri file di Drive

Cosa NON facciamo

• Non vendiamo né condividiamo i tuoi dati Google con terze parti per scopi pubblicitari
• Non utilizziamo i tuoi dati Google per scopi non correlati alla gestione delle fatture
• Non conserviamo i dati Google dopo che hai disconnesso il tuo account

I tuoi controlli

• Puoi disconnettere l'accesso a Google in qualsiasi momento da Impostazioni, poi Privacy dei dati
• La disconnessione revoca immediatamente i nostri token di accesso
• Puoi eliminare tutti i dati provenienti da Google da Impostazioni, poi Privacy dei dati

Informativa sull'uso limitato

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app di informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Invoflux saranno conformi alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato.

Google API Services User Data Policy

12. Dati dei minori

Invoflux è un servizio aziendale e non è destinato a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.

13. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare questa Informativa sulla privacy di tanto in tanto. Gli aggiornamenti saranno pubblicati su questa pagina con una data di "Ultimo aggiornamento" revisionata.

14. Contatti

Per domande o richieste relative alla privacy, contatta:

📧 [email protected]