Acquisizione WhatsApp

Perché la gestione delle fatture via WhatsApp è importante

In molti mercati UE, specialmente nell'edilizia, nell'ospitalità, nella vendita al dettaglio e nei servizi, una parte significativa delle fatture dei fornitori arriva tramite WhatsApp. I fornitori fotografano le fatture cartacee o inviano allegati PDF direttamente al tuo numero WhatsApp Business. Senza automazione, queste fatture rimangono nella cronologia delle chat di WhatsApp, facili da perdere e difficili da tracciare.

Come funziona l'acquisizione delle fatture via WhatsApp

Invoflux si collega al tuo account WhatsApp Business tramite l'API di WhatsApp Business. Quando un fornitore invia un PDF o una foto di una fattura al tuo numero WhatsApp, Invoflux la acquisisce automaticamente, estrae i dati della fattura e li aggiunge al tuo pannello di controllo, insieme alle fatture raccolte da email e altre fonti.

Tipi di documenti supportati

• Fatture PDF allegate ai messaggi WhatsApp
• Foto di fatture (JPG, PNG) inviate come immagini WhatsApp
• Fatture scansionate inoltrate da WhatsApp

Estrazione dati dalle fatture WhatsApp

Per le fatture PDF, l'estrazione tramite IA funziona come per le email, estraendo nome del fornitore, data, importi e IVA dal documento. Per le foto di fatture cartacee, un ulteriore livello OCR converte l'immagine in testo prima che l'estrazione tramite IA elabori i campi.

Le fatture basate su foto hanno solitamente un'accuratezza di estrazione del 90-95%, a seconda della qualità dell'immagine. Foto sfocate o poco illuminate potrebbero segnalare più campi per la revisione manuale.

Privacy e GDPR

Le connessioni API di WhatsApp Business sono protette e i dati vengono elaborati sull'infrastruttura UE di Invoflux (Francoforte, Germania). I dati delle fatture estratti dai messaggi WhatsApp sono soggetti allo stesso accordo di elaborazione dati e alle tutele GDPR delle fatture provenienti da email.

Per i fornitori che inviano ancora a WhatsApp personale

Se i fornitori inviano a un numero WhatsApp personale (non un account WhatsApp Business), puoi inoltrare quei messaggi al tuo account WhatsApp Business collegato o caricare manualmente il documento tramite la funzione di acquisizione fotocamera dell'app mobile di Invoflux.