eFactura România: Kompletny przewodnik po automatyzacji dla firm

Od 1 stycznia 2024 r. system eFactura jest obowiązkowy dla wszystkich transakcji B2B w Rumunii. Oznacza to, że wszystkie faktury wystawiane między firmami muszą zostać przesłane przez system ANAF, zanim zostaną uznane za ważne podatkowo. Jeśli nie masz jeszcze wdrożonego obiegu dokumentów dla eFactura, ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć, co należy zrobić i jak zautomatyzować ten proces.

Czym jest eFactura i jak działa

eFactura to system elektronicznego fakturowania zarządzany przez ANAF (Narodową Agencję Administracji Podatkowej). Faktury B2B muszą być:

1. Wygenerowane w formacie XML zgodnie ze standardem EN 16931
2. Przesłane przez portal SPV (Wirtualna Przestrzeń Prywatna) ANAF
3. Zatwierdzone przez ANAF (proces trwa zazwyczaj kilka minut)
4. Pobrane z podpisem elektronicznym ANAF i przechowywane jako ważny dokument podatkowy

Jeśli wystawiasz faktury, obieg wygląda następująco: generowanie XML → wysyłka → walidacja → pobranie kopii z podpisem. Jeśli otrzymujesz faktury, musisz je pobrać z SPV i zarchiwizować zgodnie z wymogami prawnymi.

Obowiązki prawne od 2024 roku

Zgodnie z zarządzeniem ANAF nr 2732/2023, faktury B2B wystawiane przez firmy zarejestrowane do celów VAT w Rumunii muszą być przesyłane przez eFactura. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z karami w wysokości 15% wartości faktury (minimum 500 RON dla mikroprzedsiębiorstw, minimum 1000 RON dla MŚP).

Faktury wystawiane osobom fizycznym (B2C) nie są obecnie objęte obowiązkiem eFactura, ale przewiduje się rozszerzenie systemu również na ten segment.

Archiwizacja faktur eFactura: co mówi prawo

Faktury eFactura muszą być archiwizowane przez co najmniej 5 lat (zgodnie z Kodeksem podatkowym). Archiwizacja musi zapewniać:

• Autentyczność pochodzenia faktury (podpis elektroniczny ANAF)
• Integralność treści (brak zmian po walidacji)
• Czytelność dokumentu przez cały okres archiwizacji

Zaleca się archiwizację w oryginalnym formacie XML z podpisem ANAF. Konwersja do formatu PDF bez podpisu może powodować problemy podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Jak zautomatyzować pobieranie faktur eFactura

Ręczne pobieranie faktur z SPV sprawdza się przy małych wolumenach, ale staje się niemożliwe do zarządzania przy większej skali. Dla firmy z 50-200 transakcjami B2B miesięcznie automatyzacja jest niezbędna.

Opcja 1: API ANAF

ANAF udostępnia API REST do uzyskiwania dostępu do faktur z SPV. API umożliwia automatyczne pobieranie faktur przychodzących i wychodzących, sprawdzanie statusu wysyłek oraz integrację z systemami ERP lub księgowymi.

Dokumentacja API ANAF jest dostępna na portalu e-factura.mfinante.gov.ro. Integracja wymaga kwalifikowanego certyfikatu cyfrowego do uwierzytelniania.

Opcja 2: Platformy automatyzacji

Jeśli nie masz zasobów technicznych do bezpośredniej integracji z API ANAF, platformy takie jak Invoflux przejmują tę integrację i oferują scentralizowany panel, w którym wszystkie faktury eFactura pojawiają się obok tych otrzymanych przez e-mail, WhatsApp lub inne kanały.

Zaleta: nie musisz już ręcznie logować się do SPV. Faktury eFactura są pobierane automatycznie, archiwizowane w oryginalnym formacie (XML + podpis) i udostępniane Twojemu księgowemu.

Zalecany obieg dokumentów dla firm

Oto wydajny obieg pracy dla zarządzania eFactura:

1. Wystawianie: Generujesz fakturę w swoim programie (SmartBill, Saga, Oblio itp.), który automatycznie przesyła ją do ANAF
2. Odbiór: Faktury od dostawców pojawiają się w SPV → Invoflux pobiera je automatycznie
3. Archiwizacja: Wszystkie faktury są przechowywane w oryginalnym formacie XML + PDF z podpisem ANAF
4. Udostępnianie księgowemu: Twój księgowy uzyskuje dostęp do portalu Invoflux i widzi wszystkie uporządkowane faktury bez konieczności logowania do SPV
5. Uzgodnienie bankowe: AI Invoflux dopasowuje faktury do transakcji bankowych

Często zadawane pytania dotyczące eFactura

Co się stanie, jeśli mój dostawca nie wystawia eFactura?

Z Twojej perspektywy jako odbiorcy, nie odpowiadasz za wystawienie faktury przez dostawcę. Nie będziesz jednak mógł odliczyć VAT-u, jeśli faktura nie przeszła przez system eFactura. Zaleca się, aby wymagać od swoich dostawców przestrzegania przepisów.

Czy mogę odliczyć VAT z faktury, która nie jest eFactura?

Zgodnie z obecną interpretacją, faktury B2B, które nie przeszły przez system eFactura, nie są uznawane za ważne dokumenty podatkowe. Prawo do odliczenia VAT może zostać zakwestionowane podczas kontroli.

Jak długo muszę archiwizować faktury eFactura?

Minimum 5 lat zgodnie z Kodeksem podatkowym. Zalecamy 7-10 lat, aby być bezpiecznym w przypadku retrospektywnych kontroli podatkowych.

Podsumowanie

eFactura to znacząca zmiana w sposobie zarządzania dokumentami podatkowymi dla firm w Rumunii. Automatyzacja pobierania, archiwizacji i dystrybucji faktur eFactura znacząco zmniejsza wysiłek ręczny i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.

Invoflux zawiera natywne wsparcie dla eFactura. Automatyczne pobieranie z SPV, archiwizacja w oryginalnym formacie i dostęp dla Twojego księgowego z jednego panelu. Dane są przechowywane we Frankfurcie w Niemczech, zgodnie z RODO.