Polityka prywatności Invoflux

1. Kim jesteśmy

Nazwa firmy: FUN MANAGEMENT SRL

Nazwa handlowa: Invoflux®

Adres rejestracyjny: str. D.D. Rosca nr.12, Cluj-Napoca 400497, Romania

Numer rejestracyjny: RO23772000

Strona internetowa: https://invoflux.com

Adres e-mail do kontaktu: [email protected]

Invoflux® jest zarejestrowanym znakiem towarowym firmy FUN MANAGEMENT SRL, która obsługuje usługę Invoflux.

Invoflux dostarcza narzędzia oparte na sztucznej inteligencji do zbierania faktur, ich przetwarzania oraz automatyzacji finansowej dla firm.

2. Dane, które zbieramy

W zależności od sposobu korzystania z Invoflux, możemy zbierać następujące kategorie danych:

2.1 Informacje przekazywane przez Ciebie

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Nazwa firmy
• Dane uwierzytelniające konto
• Informacje rozliczeniowe i subskrypcyjne
• Wiadomości lub zapytania wysyłane do naszego zespołu wsparcia

2.2 Dane biznesowe i finansowe (dostarczone przez użytkownika)

• Faktury (PDF, obrazy lub inne obsługiwane formaty)
• Metadane faktur (dostawca, kwota, data, VAT i podobne)
• Referencje transakcji bankowych (jeśli włączono)
• Dokumenty księgowe przesłane lub przekazane przez Ciebie, na przykład za pośrednictwem poczty e-mail lub WhatsApp

2.3 Dane zbierane automatycznie

• Adres IP
• Informacje o urządzeniu i przeglądarce
• Logi użytkowania (odwiedzone strony, użyte funkcje)
• Pliki cookie i podobne technologie (patrz Sekcja 8)

3. Jak wykorzystujemy Twoje dane

Wykorzystujemy Twoje dane wyłącznie w celu:

• Świadczenia i obsługi Usługi Invoflux
• Ekstrakcji, przetwarzania i porządkowania faktur
• Poprawy dokładności funkcji opartych na sztucznej inteligencji
• Komunikacji z Tobą w sprawie Twojego konta lub aktualizacji usług
• Zapewnienia wsparcia klienta
• Przestrzegania obowiązków prawnych i regulacyjnych

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy Twoich dokumentów biznesowych do celów reklamowych.

4. Podstawa prawna przetwarzania (RODO)

Przetwarzamy dane osobowe na podstawie następujących podstaw prawnych:

• Niezbędność do wykonania umowy: w celu świadczenia żądanej przez Ciebie Usługi
• Prawnie uzasadniony interes: w celu ulepszania i zabezpieczania Usługi
• Obowiązek prawny: w celach księgowych, podatkowych lub wymogów zgodności
• Zgoda: tam, gdzie jest wyraźnie wymagana, na przykład w przypadku opcjonalnych integracji i plików cookie innych niż niezbędne

5. Udostępnianie danych i podmioty trzecie

Możemy udostępniać dane wyłącznie zaufanym podmiotom przetwarzającym, niezbędnym do działania usługi, takim jak:

• Dostawcy infrastruktury chmurowej
• Usługi e-mail i powiadomień
• Operatorzy płatności
• Usługi AI i OCR (używane wyłącznie do przetwarzania Twoich dokumentów)

Wszyscy partnerzy są umownie zobowiązani do zachowania poufności i przetwarzania danych zgodnie z RODO.

5.1 Analityka strony internetowej i reklama

Na naszej publicznej stronie internetowej korzystamy również z poniższych usług podmiotów trzecich. Poza samym dostarczaniem tagów, uruchamiają się one tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę w naszym banerze plików cookie:

• Google Tag Manager: dostarcza wymienione poniżej tagi
• Google Analytics: mierzy wizyty, abyśmy wiedzieli, które strony są przydatne
• Google Ads: mierzy skuteczność naszych reklam i wyświetla je odpowiednim odbiorcom
• DataFast: analityka ruchu zorientowana na prywatność
• Featurebase: obsługuje nasze centrum pomocy i widżet opinii

Usługi te nie są używane do przetwarzania faktur ani dokumentów biznesowych, które przesyłasz. Możesz zmienić lub wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.

6. Przechowywanie danych

Przechowujemy Twoje dane:

• Tak długo, jak Twoje konto jest aktywne
• W zakresie niezbędnym do świadczenia usługi
• Zgodnie z wymogami prawnymi, na przykład obowiązkami księgowymi lub audytowymi

Możesz zażądać usunięcia danych w dowolnym momencie (patrz Sekcja 9).

7. Bezpieczeństwo danych

Wdrażamy standardowe w branży środki bezpieczeństwa, w tym:

• Szyfrowanie w spoczynku i podczas przesyłania
• Kontrolę dostępu i uwierzytelnianie
• Bezpieczną infrastrukturę chmurową hostowaną w UE (jeśli dotyczy)

8. Pliki cookie

Używamy niezbędnych plików cookie do działania strony oraz analitycznych i marketingowych tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę. Możesz zmienić swoje wybory w dowolnym momencie.

Przeczytaj naszą pełną Politykę plików cookie

9. Usuwanie danych i prawa użytkownika (zgodność z Meta i RODO)

9.1 Twoje prawa

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych
• Żądania poprawienia lub ograniczenia przetwarzania
• Żądania usunięcia swoich danych
• Wycofania zgody, jeśli ma zastosowanie

9.2 Jak zażądać usunięcia danych (wymóg Meta)

Użytkownicy mogą zażądać usunięcia swoich danych na jeden z poniższych sposobów:

9.3 Co podlega usunięciu

Po otrzymaniu ważnego żądania usunięcia, usuwamy lub anonimizujemy:

• Osobiste dane konta
• Przesłane dokumenty i faktury
• Powiązane metadane i logi

Dane wymagane przez prawo mogą być przechowywane w ograniczonej, nieoperacyjnej formie.

10. WhatsApp i integracje z podmiotami zewnętrznymi

Jeśli zdecydujesz się połączyć usługi zewnętrzne, takie jak e-mail, WhatsApp lub dyski w chmurze:

• Dane są przetwarzane wyłącznie w celu dostarczenia żądanej funkcjonalności
• Możesz w każdej chwili rozłączyć integracje
• Żądania usunięcia dotyczą również danych uzyskanych za pośrednictwem integracji

11. Usługi Google API

Invoflux integruje się z usługami Google w celu automatyzacji zarządzania fakturami. Prosimy o następujące uprawnienia:

Gmail (gmail.readonly)

• Skanujemy Twoją skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu faktur przy użyciu określonych filtrów wyszukiwania
• Wyodrębniamy załączniki PDF z wiadomości e-mail z fakturami
• Odczytujemy metadane wiadomości (nadawca, temat, data) w celu uporządkowania faktur
• NIE odczytujemy treści wiadomości, nie wysyłamy e-maili ani nie modyfikujemy Twojej skrzynki odbiorczej

Google Drive (drive.file)

• Tworzymy folder “Invoflux” na Twoim Dysku Google
• Przesyłamy wyodrębnione faktury do tego folderu w celu wykonania kopii zapasowej
• Możemy udostępnić ten folder wskazanym przez Ciebie księgowym
• Mamy dostęp WYŁĄCZNIE do plików i folderów utworzonych przez Invoflux, a nie do innych Twoich plików na Dysku

Czego NIE robimy

• Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych Google podmiotom trzecim w celach reklamowych
• Nie wykorzystujemy Twoich danych Google do celów niezwiązanych z zarządzaniem fakturami
• Nie przechowujemy danych Google po rozłączeniu Twojego konta

Twoja kontrola

• Możesz w każdej chwili rozłączyć dostęp Google w Ustawieniach, w sekcji Prywatność danych
• Rozłączenie powoduje natychmiastowe unieważnienie naszych tokenów dostępu
• Możesz usunąć wszystkie dane pochodzące z Google w Ustawieniach, w sekcji Prywatność danych

Ujawnienie ograniczonego wykorzystania

Wykorzystanie i przekazywanie przez Invoflux do jakiejkolwiek innej aplikacji informacji otrzymanych z interfejsów API Google będzie zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami dotyczącymi ograniczonego wykorzystania.

Google API Services User Data Policy

12. Dane dzieci

Invoflux jest usługą biznesową i nie jest przeznaczony dla dzieci poniżej 16 roku życia. Nie gromadzimy świadomie danych dzieci.

13. Zmiany w niniejszej polityce

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Aktualizacje będą publikowane na tej stronie wraz ze zaktualizowaną datą ostatniej zmiany.

14. Kontakt

W przypadku pytań lub wniosków dotyczących prywatności prosimy o kontakt:

📧 [email protected]