Zarządzanie fakturami zgodne z RODO dla firm z UE
Automatyzacja faktur stworzona z myślą o zgodności z przepisami UE. Wszystkie dane przechowywane we Frankfurcie w Niemczech. Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) w zestawie. Konfigurowalne zasady retencji. Brak transferu danych do USA.
Dlaczego RODO ma znaczenie w zarządzaniu fakturami
Faktury od jednoosobowych działalności gospodarczych i freelancerów zawierają dane osobowe. Imię i nazwisko, adres, numer VAT, dane bankowe. Zgodnie z RODO potrzebujesz podstawy prawnej do przetwarzania tych danych, odpowiednich zabezpieczeń oraz podpisanej umowy DPA z każdym narzędziem, którego używasz do ich przetwarzania w Twoim imieniu.
Wiele popularnych narzędzi do faktur jest hostowanych w USA, co wymaga stosowania Standardowych Klauzul Umownych i ocen skutków transferu danych dla zgodności z RODO. Invoflux całkowicie eliminuje tę złożoność: dane pozostają w UE.
Poza lokalizacją danych, RODO wymaga również: minimalizacji danych, ograniczeń przechowywania, kontroli dostępu, ścieżek audytu oraz powiadamiania o naruszeniach. Invoflux wdraża wszystkie te elementy jako standardowe funkcje.
Funkcje zgodności z RODO
Lokalizacja danych w UE
Wszystkie dane faktur przechowywane są we Frankfurcie w Niemczech na infrastrukturze Hetzner. Żadne dane nie opuszczają UE. Brak transferów do USA, nie są wymagane Standardowe Klauzule Umowne.
Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) w ramach RODO
Zgodna z RODO umowa powierzenia przetwarzania danych jest dołączona do wszystkich planów. Obejmuje zakres przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą, obowiązki w zakresie bezpieczeństwa oraz powiadamianie o naruszeniach.
Szyfrowanie w spoczynku i podczas przesyłania
Wszystkie dane są szyfrowane w spoczynku (AES-256) i podczas przesyłania (TLS 1.2+). Połączenia e-mail tylko przez OAuth. Invoflux nigdy nie widzi ani nie przechowuje Twojego hasła e-mail.
Minimalizacja przetwarzania danych
Invoflux wyodrębnia pola faktur, ale domyślnie nie przechowuje trwale oryginalnych plików PDF. Przechowywanie dokumentów jest opcjonalne, zgodnie z zasadą minimalizacji danych RODO.
Kontrola dostępu oparta na rolach
Szczegółowe uprawnienia dla każdego użytkownika i księgowego. Pełny dziennik audytu dostępu do faktur, pobrań i modyfikacji. Gotowe na wnioski o dostęp do danych.
Konfigurowalne zasady przechowywania
Ustaw okresy przechowywania zgodnie z przepisami VAT w Twoim kraju (5 lat w PL, 7 lat w DE). Invoflux automatycznie usuwa dane po upływie skonfigurowanego okresu.
Hosting w UE a hosting w USA: jaka jest różnica?
| Kwestia | Hosting w UE (Invoflux) | Hosting w USA |
|---|---|---|
| Lokalizacja danych | Frankfurt, Niemcy | USA (AWS, GCP, Azure) |
| Wymagany mechanizm transferu RODO | Nie | Tak (wymagane SCC + TIA) |
| Jurysdykcja UE w sporach | Tak | Zmienna |
| Obciążenie dokumentacją zgodności | Niskie | Wysokie |
| Ryzyko unieważnienia Schrems III | Brak | Możliwe |
FAQ dotyczące RODO i zgodności
Czy Invoflux jest zgodny z RODO?
Tak. Invoflux jest hostowany w UE (Frankfurt, Niemcy), przetwarza dane zgodnie z jurysdykcją UE, zapewnia zgodną z RODO umowę powierzenia przetwarzania danych we wszystkich planach oraz wdraża szyfrowanie w spoczynku i podczas przesyłania.
Gdzie przechowywane są dane faktur?
Wszystkie dane są przechowywane na infrastrukturze Hetzner we Frankfurcie w Niemczech. Żadne dane nie są przesyłane do USA ani innych krajów trzecich. Eliminuje to potrzebę stosowania Standardowych Klauzul Umownych lub ocen skutków transferu (TIA).
Czy potrzebuję umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) z Invoflux?
Tak, a Invoflux ją zapewnia. Zgodna z RODO umowa DPA jest dołączona do wszystkich planów. Określa ona zakres przetwarzania, Twoje prawa jako administratora danych, obowiązki Invoflux jako podmiotu przetwarzającego oraz zobowiązania w zakresie bezpieczeństwa.
Czy Invoflux przechowuje pliki PDF faktur?
Domyślnie Invoflux wyodrębnia dane z faktur, ale nie przechowuje na stałe oryginalnych plików PDF. Przechowywanie można włączyć opcjonalnie, jeśli potrzebujesz archiwizacji dokumentów. Minimalizuje to retencję danych zgodnie z zasadą minimalizacji danych RODO.
Jak długo Invoflux przechowuje dane faktur?
Okresy przechowywania można skonfigurować zgodnie z wymogami prawnymi. Unijne przepisy VAT zazwyczaj wymagają 5-7 lat w zależności od kraju. Invoflux obsługuje konfigurowalne zasady retencji i automatycznie usuwa dane po upływie ustawionego okresu.
Automatyzacja faktur hostowana w UE, zacznij za darmo
Zgodność z RODO w założeniu. Umowa powierzenia przetwarzania danych w cenie. Brak transferów danych do USA. Zacznij automatyzować obieg faktur już dziś.
Rozpocznij za darmo