Wspólne Skrzynki Odbiorcze

Dlaczego współdzielone skrzynki odbiorcze wymagają dedykowanej automatyzacji faktur

Wiele firm otrzymuje faktury na współdzielony adres. Accounts@, invoices@, finance@ lub billing@. Te współdzielone skrzynki są często monitorowane przez wielu członków zespołu, co prowadzi do: powielania pracy (dwie osoby wprowadzają tę samą fakturę), pomijania faktur (każdy zakłada, że ktoś inny się tym zajął) oraz braku ścieżki audytu informującej, kto przetworzył dany dokument.

Automatyczne przetwarzanie współdzielonych skrzynek rozwiązuje te trzy problemy poprzez centralizację i rejestrowanie każdej faktury w momencie jej nadejścia.

Podłączanie współdzielonej skrzynki odbiorczej

W przypadku współdzielonych skrzynek Google Workspace, Invoflux łączy się za pomocą konta serwisowego z delegowanym dostępem do skrzynki. Dla skrzynek Microsoft 365 używane jest konto serwisowe lub uprawnienia aplikacji. Połączenie jest tylko do odczytu. Invoflux nie może wysyłać, usuwać ani modyfikować wiadomości e-mail.

Po podłączeniu Invoflux przetwarza wszystkie faktury docierające na współdzielony adres, niezależnie od tego, z jakiego urządzenia lub konta Google korzysta członek zespołu monitorujący skrzynkę.

Współpraca zespołu przy weryfikacji faktur

Wielu członków zespołu może weryfikować wyekstrahowane faktury w Invoflux. Uprawnienia oparte na rolach kontrolują, kto może: przeglądać wszystkie faktury, zatwierdzać ekstrakcje, eksportować do księgowości lub zarządzać ustawieniami. Ścieżka audytu rejestruje każde działanie. Przydatne dla wewnętrznej zgodności i rozwiązywania sporów.

Obsługa dużej liczby faktur

Współdzielone skrzynki w większych firmach mogą otrzymywać setki faktur miesięcznie. Invoflux przetwarza je w czasie rzeczywistym, gdy tylko nadejdą. Nie ma opóźnień związanych z przetwarzaniem wsadowym. Panel wspiera operacje masowe: masowe zatwierdzanie, masowy eksport, masowe przypisywanie do centrów kosztów.

Konfiguracje dla wielu firm

Dla firm posiadających wiele podmiotów prawnych, z których każdy ma własny adres do faktur, Invoflux wspiera oddzielne przestrzenie robocze dla każdej firmy. Możliwy jest również widok wielofirmowy, w którym menedżer operacyjny lub księgowy widzi wszystkie podmioty z jednego panelu.