eFactura Rumania: Guía Completa de Automatización para Empresas

Desde el 1 de enero de 2024, el sistema eFactura es obligatorio para todas las transacciones B2B en Rumanía. Esto significa que todas las facturas emitidas entre empresas deben transmitirse a través del sistema ANAF antes de considerarse fiscalmente válidas. Si no has configurado el flujo de trabajo para eFactura, esta guía te ayuda a entender qué debes hacer y cómo automatizar el proceso.

Qué es eFactura y cómo funciona

eFactura es un sistema de facturación electrónica gestionado por ANAF (Agencia Nacional de Administración Fiscal). Las facturas B2B deben ser:

1. Generadas en formato XML según el estándar EN 16931
2. Transmitidas a través del portal SPV (Espacio Privado Virtual) de ANAF
3. Validadas por ANAF (el proceso suele durar unos minutos)
4. Descargadas con la firma electrónica de ANAF y conservadas como documento fiscal válido

Si emites facturas, el flujo es: generación XML → transmisión → validación → descarga de copia con firma. Si recibes facturas, debes descargarlas del SPV y archivarlas según los requisitos legales.

Obligaciones legales desde 2024

Según la Orden ANAF n.º 2732/2023, las facturas B2B emitidas por empresas registradas a efectos de IVA en Rumanía deben transmitirse a través de eFactura. El incumplimiento de la obligación se sanciona con multas del 15% del valor de la factura (mínimo 500 RON para microempresas, mínimo 1.000 RON para PYMES).

Las facturas emitidas a particulares (B2C) no están incluidas en la obligación de eFactura por el momento, pero se estima la extensión del sistema también para este segmento.

Archivado de facturas eFactura: Qué dice la ley

Las facturas eFactura deben archivarse durante un mínimo de 5 años (según el Código fiscal). El archivado debe garantizar:

• La autenticidad del origen de la factura (firma electrónica de ANAF)
• La integridad del contenido (sin modificaciones tras la validación)
• La legibilidad del documento durante todo el periodo de archivo

Se recomienda el archivado en formato original XML con la firma de ANAF. La conversión a PDF sin firma puede plantear problemas en un eventual control fiscal.

Cómo automatizar la recopilación de facturas eFactura

La descarga manual de facturas del SPV es funcional para volúmenes pequeños, pero se vuelve imposible de gestionar con volúmenes mayores. Para una empresa con 50-200 transacciones B2B al mes, la automatización es necesaria.

Opción 1: La API de ANAF

ANAF ofrece una API REST para acceder a las facturas del SPV. La API permite la descarga automática de facturas recibidas y enviadas, la verificación del estado de las transmisiones y la integración en sistemas ERP o de contabilidad.

La documentación de la API de ANAF está disponible en el portal e-factura.mfinante.gov.ro. La integración requiere un certificado digital cualificado para la autenticación.

Opción 2: Plataformas de automatización

Si no tienes recursos técnicos para la integración directa con la API de ANAF, plataformas como Invoflux asumen esta integración y te ofrecen un panel de control centralizado donde todas las facturas eFactura aparecen junto a las recibidas por correo electrónico, WhatsApp u otros canales.

La ventaja: ya no tienes que acceder al SPV manualmente. Las facturas eFactura se descargan automáticamente, se archivan en formato original (XML + firma) y se ponen a disposición de tu contable.

Flujo recomendado para empresas

Aquí tienes un flujo de trabajo eficiente para la gestión de eFactura:

1. Emisión: Generas la factura en tu programa de facturación (SmartBill, Saga, Oblio, etc.) que transmite automáticamente a ANAF
2. Recepción: Las facturas de los proveedores aparecen en el SPV → Invoflux las descarga automáticamente
3. Archivado: Todas las facturas se almacenan en formato original XML + PDF con firma de ANAF
4. Compartir con el contable: Tu contable accede al portal Invoflux y ve todas las facturas organizadas, sin acceder al SPV
5. Conciliación: La IA de Invoflux empareja las facturas con las transacciones bancarias

Preguntas frecuentes sobre eFactura

¿Qué pasa si mi proveedor no emite eFactura?

Desde tu perspectiva como beneficiario, no eres responsable de la emisión de la factura por parte del proveedor. Pero no podrás deducir el IVA correspondiente si la factura no ha pasado por el sistema eFactura. Es recomendable solicitar a tus proveedores que cumplan.

¿Puedo deducir el IVA en una factura que no es eFactura?

Según las interpretaciones actuales, las facturas B2B que no han pasado por el sistema eFactura no se consideran documentos fiscales válidos. El derecho a la deducción del IVA puede ser denegado en un eventual control.

¿Cuánto tiempo debo archivar las facturas eFactura?

Mínimo 5 años según el Código fiscal. Recomendamos 7-10 años para estar seguros en caso de verificaciones fiscales retrospectivas.

Conclusión

eFactura es un cambio significativo en la forma de gestionar los documentos fiscales para las empresas en Rumanía. La automatización de la descarga, el archivado y la distribución de las facturas eFactura reduce significativamente el esfuerzo manual y garantiza el cumplimiento de los requisitos legales.

Invoflux incluye soporte nativo para eFactura. Descarga automática del SPV, archivado en formato original y acceso para tu contable desde un único panel de control. Los datos se almacenan en Frankfurt, Alemania, de conformidad con el GDPR.