Politica de confidențialitate Invoflux

1. Cine suntem

Numele companiei: FUN MANAGEMENT SRL

Denumire comercială: Invoflux®

Adresa sediului social: str. D.D. Rosca nr.12, Cluj-Napoca 400497, Romania

Număr de înregistrare: RO23772000

Website: https://invoflux.com

Email de contact: [email protected]

Invoflux® este o marcă înregistrată a FUN MANAGEMENT SRL, care operează serviciul Invoflux.

Invoflux oferă instrumente bazate pe AI pentru colectarea, procesarea facturilor și automatizarea financiară a afacerilor.

2. Datele pe care le colectăm

În funcție de modul în care utilizezi Invoflux, putem colecta următoarele categorii de date:

2.1 Informații furnizate de tine

• Nume
• Adresă de e-mail
• Numele companiei
• Date de autentificare pentru cont
• Informații de facturare și abonament
• Mesaje sau solicitări trimise echipei noastre de asistență

2.2 Date comerciale și financiare (furnizate de utilizator)

• Facturi (PDF, imagine sau alte formate acceptate)
• Metadate ale facturilor (furnizor, sumă, dată, TVA și altele similare)
• Referințe ale tranzacțiilor bancare (când sunt activate)
• Documente legate de contabilitate încărcate sau transmise de tine, de exemplu prin e-mail sau WhatsApp

2.3 Date colectate automat

• Adresă IP
• Informații despre dispozitiv și browser
• Jurnale de utilizare (pagini vizitate, funcții utilizate)
• Cookie-uri și tehnologii similare (vezi Secțiunea 8)

3. Cum utilizăm datele tale

Utilizăm datele tale strict pentru a:

• Furniza și opera Serviciul Invoflux
• Extrage, procesa și organiza facturi
• Îmbunătăți acuratețea funcțiilor bazate pe AI
• Comunica cu tine despre contul tău sau actualizări ale serviciului
• Oferi asistență pentru clienți
• Respecta obligațiile legale și de reglementare

Nu vindem date cu caracter personal și nu utilizăm documentele tale de afaceri în scopuri publicitare.

4. Temeiul juridic pentru prelucrare (GDPR)

Prelucrăm datele cu caracter personal în baza următoarelor temeiuri juridice:

• Necesitate contractuală: pentru a-ți furniza Serviciul solicitat
• Interes legitim: pentru a îmbunătăți și securiza Serviciul
• Obligație legală: pentru cerințe de contabilitate, fiscale sau de conformitate
• Consimțământ: acolo unde este solicitat în mod explicit, de exemplu pentru integrări opționale și cookie-uri neesențiale

5. Partajarea datelor și terțe părți

Putem partaja date doar cu procesatori de încredere necesari pentru operarea Serviciului, cum ar fi:

• Furnizori de infrastructură cloud
• Servicii de e-mail și notificare
• Procesatori de plăți
• Servicii de procesare AI și OCR (utilizate doar pentru a procesa documentele tale)

Toți partenerii sunt obligați contractual la confidențialitate și la gestionarea datelor în conformitate cu GDPR.

5.1 Analiza site-ului și publicitate

Pe site-ul nostru public folosim și următoarele servicii terțe. Cu excepția livrării tag-urilor, acestea rulează doar după ce le permiți în bannerul nostru de cookie-uri:

• Google Tag Manager: livrează tag-urile listate mai jos
• Google Analytics: măsoară vizitele pentru a vedea ce pagini sunt utile
• Google Ads: măsoară publicitatea noastră și o afișează publicului relevant
• DataFast: analiză de trafic axată pe confidențialitate
• Featurebase: susține centrul nostru de ajutor și widget-ul de feedback

Aceste servicii nu sunt utilizate pentru a procesa facturile sau documentele de afaceri pe care le încarci. Poți schimba sau retrage consimțământul în orice moment.

6. Păstrarea datelor

Păstrăm datele tale:

• Atâta timp cât contul tău este activ
• Atât cât este necesar pentru a furniza Serviciul
• Atât cât este cerut de lege, de exemplu pentru obligații contabile sau de audit

Poți solicita ștergerea în orice moment (vezi Secțiunea 9).

7. Securitatea datelor

Implementăm măsuri de securitate standard în industrie, inclusiv:

• Criptare în repaus și în tranzit
• Controlul accesului și autentificare
• Infrastructură cloud securizată găzduită în UE (unde este cazul)

8. Cookie-uri

Folosim cookie-uri esențiale pentru a rula site-ul, iar cookie-uri de analiză și marketing doar dacă le permiți. Poți schimba opțiunile în orice moment.

Citește Politica noastră completă privind cookie-urile

9. Ștergerea datelor și drepturile utilizatorului (Conformitate Meta și GDPR)

9.1 Drepturile tale

Ai dreptul la:

• Accesarea datelor tale cu caracter personal
• Solicitarea corectării sau restricționării
• Solicită ștergerea datelor tale
• Retrage-ți consimțământul acolo unde este cazul

9.2 Cum soliciți ștergerea datelor (Cerință Meta)

Poți solicita ștergerea datelor tale prin una dintre următoarele metode:

9.3 Ce este șters

În urma unei solicitări valide de ștergere, eliminăm sau anonimizăm:

• Datele personale ale contului
• Documentele și facturile încărcate
• Metadatele și jurnalele asociate

Datele solicitate prin lege pot fi păstrate într-o formă restricționată, neoperațională.

10. WhatsApp și integrări cu terțe părți

Dacă alegi să conectezi servicii terțe precum e-mail, WhatsApp sau unități de stocare în cloud:

• Datele sunt procesate doar pentru a oferi funcționalitatea solicitată
• Poți deconecta integrările oricând
• Solicitările de ștergere se aplică în mod egal datelor obținute prin integrări

11. Servicii Google API

Invoflux se integrează cu serviciile Google pentru a automatiza gestionarea facturilor. Solicităm următoarele permisiuni:

Gmail (gmail.readonly)

• Scanăm căsuța ta poștală pentru e-mailuri cu facturi folosind filtre de căutare specifice
• Extragem atașamentele PDF din e-mailurile cu facturi
• Citim metadatele e-mailului (expeditor, subiect, dată) pentru a organiza facturile
• NU citim corpul e-mailului, nu trimitem e-mailuri și nu modificăm căsuța ta poștală

Google Drive (drive.file)

• Creăm un folder „Invoflux” în Google Drive-ul tău
• Încărcăm facturile extrase în acest folder pentru backup
• Putem partaja acest folder cu contabilii specificați de tine
• Putem accesa DOAR fișierele și folderele create de Invoflux, nu și celelalte fișiere din Drive

Ce NU facem

• Nu vindem și nu partajăm datele tale Google cu terțe părți în scopuri publicitare
• Nu folosim datele tale Google în scopuri care nu au legătură cu gestionarea facturilor
• Nu păstrăm datele Google după ce îți deconectezi contul

Controlul tău

• Poți deconecta accesul Google oricând din Setări, apoi Confidențialitate date
• Deconectarea revocă imediat tokenurile noastre de acces
• Poți șterge toate datele provenite de la Google din Setări, apoi Confidențialitate date

Dezvăluire privind utilizarea limitată

Utilizarea și transferul către orice altă aplicație a informațiilor primite de la API-urile Google de către Invoflux vor respecta Politica privind datele utilizatorilor pentru serviciile API Google, inclusiv cerințele de utilizare limitată.

Politica privind datele utilizatorilor pentru serviciile API Google

12. Datele copiilor

Invoflux este un serviciu de afaceri și nu este destinat copiilor sub 16 ani. Nu colectăm în mod intenționat datele copiilor.

13. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această Politică de confidențialitate din când în când. Actualizările vor fi postate pe această pagină cu o dată revizuită a ultimei actualizări.

14. Contact

Pentru întrebări sau solicitări legate de confidențialitate, contactează-ne la:

📧 [email protected]