Inbox-uri Partajate

De ce au nevoie căsuțele poștale partajate de automatizarea facturilor

Multe companii primesc facturi la o adresă partajată. Accounts@, invoices@, finance@ sau billing@. Aceste căsuțe poștale partajate sunt adesea monitorizate de mai mulți membri ai echipei, ceea ce duce la: procesare duplicată (două persoane introduc aceeași factură), facturi ratate (fiecare presupune că altcineva s-a ocupat de ele) și lipsa unei piste de audit clare despre cine a procesat ce.

Procesarea automatizată a căsuțelor poștale partajate rezolvă toate cele trei probleme prin centralizarea și înregistrarea fiecărei facturi pe măsură ce sosește.

Conectarea unei căsuțe poștale partajate

Pentru căsuțele poștale partajate din Google Workspace, Invoflux se conectează printr-un cont de serviciu cu acces delegat la căsuța poștală partajată. Pentru căsuțele poștale partajate din Microsoft 365, se utilizează un cont de serviciu sau permisiuni de aplicație. Conexiunea este doar pentru citire. Invoflux nu poate trimite, șterge sau modifica e-mailuri.

Odată conectat, Invoflux procesează toate facturile care sosesc la adresa partajată, indiferent de dispozitivul sau contul Google al membrului echipei utilizat pentru a monitoriza căsuța poștală.

Colaborarea echipei la revizuirea facturilor

Mai mulți membri ai echipei pot revizui facturile extrase în Invoflux. Permisiunile bazate pe roluri controlează cine poate: vizualiza toate facturile, aproba extragerile, exporta în contabilitate sau gestiona setările. O pistă de audit înregistrează fiecare acțiune. Util pentru conformitatea internă și soluționarea disputelor.

Gestionarea volumelor mari de facturi

Căsuțele poștale partajate din companiile mai mari pot primi sute de facturi pe lună. Invoflux le procesează în timp real pe măsură ce sosesc. Nu există nicio întârziere cauzată de procesarea în loturi. Panoul de control acceptă operațiuni în masă: aprobare în masă, export în masă, alocare în masă către centre de cost.

Configurări pentru mai multe companii

Pentru companiile cu mai multe entități juridice, fiecare cu propria adresă de facturare, Invoflux acceptă spații de lucru separate pentru fiecare companie. Sau o vizualizare multi-companie unde un manager de operațiuni sau un contabil poate vedea toate entitățile dintr-un singur panou de control.