Email → Extragere Facturi

Cum funcționează extragerea facturilor din e-mail

E-mailurile cu facturi sosesc de la zeci de furnizori. Unele săptămânal, altele lunar sau neregulat. Căutarea manuală a atașamentelor, descărcarea PDF-urilor și introducerea datelor în sistemul tău de contabilitate consumă ore în fiecare lună. Invoflux automatizează întregul proces.

1. Conectează-ți e-mailul prin OAuth

Invoflux se conectează la Gmail, Outlook și Microsoft 365 prin OAuth. Un standard securizat care oferă acces doar pentru citire la e-mailul tău. Fără partajarea parolei. Autorizezi o singură dată din setările Invoflux, iar conexiunea se menține automat.

2. AI-ul identifică e-mailurile cu facturi

Nu orice e-mail este o factură. AI-ul Invoflux citește e-mailurile primite și identifică care dintre ele conțin atașamente de tip factură. Gestionează la fel de bine PDF-uri, imagini (PNG, JPG) și atașamente încorporate. E-mailurile de confirmare de la furnizori, notificările de livrare și newsletterele sunt filtrate automat.

3. Datele sunt extrase automat

Pentru fiecare factură identificată, AI-ul extrage: numele furnizorului, numărul facturii, data, scadența, liniile de factură, suma netă, valoarea TVA și totalul. Datele extrase sunt structurate și pregătite pentru instrumentul tău de contabilitate. Fără introducere manuală.

4. Revizuire și export

Facturile extrase apar în panoul de control Invoflux, organizate pe furnizor și dată. Extragerile cu încredere scăzută sunt marcate pentru o revizuire rapidă. Odată aprobate, sincronizează-le cu Xero, QuickBooks sau exportă-le ca CSV.

Ce furnizori de e-mail sunt acceptați?

Invoflux acceptă Gmail (personal și Google Workspace), Outlook (personal), Microsoft 365 (conturi de business) și căsuțe poștale partajate (accounts@, invoices@, finance@) atât pe platformele Google, cât și pe cele Microsoft.

Funcționează cu căsuțe poștale partajate?

Da. Pentru căsuțele poștale partajate ale echipei, cum ar fi [email protected], poți conecta căsuța poștală folosind un cont de serviciu sau acces delegat. Toate facturile care sosesc la adresa partajată sunt procesate automat.

Ce se întâmplă dacă un furnizor își schimbă formatul facturii?

Spre deosebire de instrumentele bazate pe șabloane, extragerea prin AI a Invoflux nu depinde de șabloane fixe. Dacă un furnizor își actualizează aspectul facturii, extragerea continuă să funcționeze fără nicio modificare de configurare din partea ta.